← Stef DevelopmentKogo obejmuje obowiązkowy KSeF?
Obowiązek dotyczy przedsiębiorców z siedzibą w Polsce oraz podmiotów posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w transakcji. Obejmuje zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników korzystających ze zwolnienia. Samo zwolnienie z VAT nie oznacza więc zwolnienia z wystawiania faktur w KSeF.
W sklepie trzeba oddzielić sprzedaż na rzecz firm od sprzedaży na rzecz konsumentów. Faktury B2B objęte obowiązkiem wystawia się w KSeF. Dotyczy to również faktur dla zagranicznych kontrahentów, gdy obowiązek obejmuje sprzedawcę i daną transakcję. Brak polskiego NIP po stronie nabywcy nie oznacza automatycznie sprzedaży konsumenckiej.
Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są poza obowiązkowym KSeF. Możliwe jest ich dobrowolne wystawienie w systemie, z zapewnieniem konsumentowi dostępu przez kod QR. Nie należy jednak uruchamiać takiej opcji bez sprawdzenia transakcji wyłączonych z systemu.
Szczególnej uwagi wymagają procedury OSS, IOSS i procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw w obrocie transgranicznym. Przepisy przewidują tu wyłączenia, których zakres trzeba ocenić dla konkretnej sprzedaży. Przy wątpliwościach potwierdź kwalifikację z księgowością.
Terminy KSeF: co już obowiązuje, a co zmieni się w 2027 r.?
| Data | Zakres | Znaczenie dla sklepu |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Odbiór faktur przez firmy; wystawianie przez największe podmioty | Próg dla największych: sprzedaż brutto w 2024 r. powyżej 200 mln PLN. |
| 1 kwietnia 2026 r. | Wystawianie przez pozostałe podmioty objęte obowiązkiem | Pozostaje przejściowy wyjątek związany z limitem 10 000 PLN miesięcznie. |
| Do 31 grudnia 2026 r. | Przejściowe uproszczenie dla najmniejszych | Liczy się miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami, brutto. |
| 1 stycznia 2027 r. | Koniec wyjątku dla najmniejszych | Wystawianie obejmuje także podmioty korzystające wcześniej z tego uproszczenia. |
Na dzień 19 października 2026 r. większość sklepów objętych systemem powinna już wystawiać faktury B2B w KSeF. Nie należy traktować początku 2027 r. jako wspólnego terminu startu dla wszystkich. Najpierw sprawdź, czy sklep rzeczywiście korzysta z przejściowego wyjątku.
Limit 10 000 PLN dotyczy miesięcznej sprzedaży udokumentowanej fakturami. Jeżeli faktura powoduje przekroczenie limitu, obowiązek pojawia się już przy tym dokumencie. Potrzebna jest zatem kontrola narastającej wartości w miesiącu, a nie dopiero podsumowanie po jego zakończeniu.
Od 1 stycznia 2027 r. kończą się także rozwiązania przejściowe dotyczące faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących oraz paragonów z NIP nabywcy do 450 PLN traktowanych jako faktury uproszczone poza KSeF. Nie opieraj przyszłego obiegu B2B wyłącznie na takim paragonie.
Format FA(3), numer KSeF i sposób przekazania faktury
Od uruchomienia KSeF 2.0 obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej jest struktura logiczna XML FA(3). Dokument ZUGFeRD, Factur-X ani zwykły PDF wysłany pocztą elektroniczną nie zastępuje tego formatu dla transakcji objętej KSeF.
Faktury trafiają do państwowego systemu przez API zintegrowane z oprogramowaniem lub przez narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Dla sklepu można przewidzieć integrację bezpośrednią albo obieg przez program księgowy.
W trybie online przyjęcie pliku i nadanie numeru KSeF potwierdzają skuteczne wystawienie faktury. Samo wygenerowanie pliku PDF w PrestaShop nie oznacza wystawienia faktury. Przy odrzuceniu potrzebna jest analiza błędu, poprawa danych i ponowne sprawdzenie dokumentu.
Kontrahentowi zagranicznemu fakturę udostępnia się w uzgodniony sposób wraz z odpowiednim kodem QR. Przewidziano również tryb offline24, wymagający przesłania dokumentu do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Tryb ten ma własne wymogi, dotyczące m.in. kodów QR i certyfikatu KSeF.
Kary KSeF: projekt przesunięcia nie zmienia obowiązku
Obowiązującą datą rozpoczęcia stosowania szczególnych kar KSeF pozostaje 1 stycznia 2027 r. Zapowiedziane przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. wymaga zmiany ustawy. Projekt UD477 z 22 września 2026 r. nie powinien być przedstawiany jako opublikowane, obowiązujące prawo.
Na dzień aktualizacji poradnika przesunięcie kar jest projektem. Nie przesuwa obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Planuj wdrożenie według obowiązujących terminów, a stan prac legislacyjnych sprawdzaj w oficjalnych komunikatach Ministerstwa Finansów.
Przewidziane kary mogą sięgać 100% kwoty VAT wykazanej na fakturze. Jeżeli dokument nie zawiera VAT, wskazany limit wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem. Są to maksymalne wartości, a nie automatyczna kara jednakowa dla każdego błędu.
Ryzyko dotyczy między innymi wystawienia dokumentu poza KSeF mimo obowiązku oraz nieterminowego przesłania faktury do KSeF po jej wystawieniu w trybie offline lub awaryjnym. Nawet zapowiedź odroczenia szczególnych kar nie uzasadnia pomijania faktur w rozliczeniach VAT. Ustal z księgowością sposób sprawdzania brakujących dokumentów i reagowania na błędy.
Co zmienia się w PrestaShop przy sprzedaży B2C i B2B?
W zamówieniu potrzebne jest rozpoznanie rodzaju nabywcy i prawidłowych danych firmy. NIP jest ważną informacją dla polskiego klienta biznesowego, ale brak polskiego numeru u zagranicznej firmy nie zamienia jej w konsumenta. Rozróżniaj status klienta, kraj i zasady opodatkowania.
Dla objętej obowiązkiem sprzedaży B2B standardowy PDF z PrestaShop jest niewystarczający. Wymagane jest wygenerowanie faktury ustrukturyzowanej FA(3), przesłanie jej do KSeF oraz obsługa statusu przetwarzania. Zaplanuj także to, co zobaczy klient, zanim dokument zostanie zaakceptowany, i kto zajmie się fakturą odrzuconą przez system.
Dla konsumentów można zasadniczo zachować zwykły obieg dokumentów. Nie oznacza to jednak, że sklep nie ma innych obowiązków ewidencyjnych. KSeF nie zastępuje całego raportowania podatkowego; nadal obowiązuje m.in. przesyłanie plików JPK. Uzgodnij podział zadań z programem księgowym, zamiast traktować moduł sklepu jako pełną księgowość.
Zwroty i błędne dane również wymagają procedury. Noty korygujące nabywcy zostały zniesione od 1 lutego 2026 r. Potrzebna może być faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. Ustal, jak powiązać korektę z dokumentem pierwotnym i jak sprawdzić jej przyjęcie w KSeF.
Jak przygotować sklep krok po kroku?
- Sprawdź zakres. Ustal termin właściwy dla firmy, wyjątki i charakter sprzedaży. Oddziel klientów biznesowych od konsumentów oraz transakcje wymagające szczególnego traktowania.
- Uporządkuj dane. Sprawdź nazwę firmy, NIP, adresy, rachunek bankowy i dane nabywców. Błędy popraw przed włączeniem automatycznego wysyłania.
- Ustal obieg zakupów. Zapewnij odbiór faktur dostawców i dostęp księgowości. Wystawianie faktur sprzedaży w sklepie i odbiór faktur zakupowych to odrębne zadania.
- Przetestuj sprzedaż. Sprawdź fakturę, rabat, koszty dostawy oraz korektę. Zweryfikuj numer KSeF i potwierdzenie odbioru.
- Przygotuj obsługę błędów. Wyznacz osobę odpowiedzialną za odrzucenia i brakujące dokumenty. Ustal też postępowanie podczas niedostępności usługi.
Moduł Polska Stef Development łączy PrestaShop bezpośrednio z API KSeF. Generuje obsługiwane faktury i korekty FA(3), sprawdza dane przed wysłaniem oraz pobiera numer KSeF i UPO. Po akceptacji może przekazać klientowi PDF z numerem i kodem QR.
Wersja 1.0 wystawia faktury w PLN i korzysta z sesji interaktywnych. Dokument trafia do klienta po przyjęciu przez KSeF; moduł nie korzysta z certyfikatu offline do generowania drugiego kodu QR (KOD II). Faktury zakupowe odbiera się w programie księgowym. Korekta zamówienia z wieloma fakturami wymaga wystawienia ręcznego. Przed zakupem na PrestaShop Addons sprawdź pełny zakres i dopasowanie do sklepu.