← Stef DevelopmentWen betrifft die E-Rechnungspflicht im Onlinehandel?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Für Ihren Shop sind deshalb sowohl Ihr eigener Unternehmenssitz als auch der Sitz des Rechnungsempfängers entscheidend. Ein Verkauf an ein Unternehmen im Ausland fällt nicht automatisch unter diese deutsche B2B-Regelung.
Bei Privatkunden bleibt der gewohnte Ablauf bestehen. B2C-Verkäufe sind von der Pflicht zur strukturierten E-Rechnung ausgenommen. Wenn Ihr Shop beide Kundengruppen bedient, sollten Sie bereits im Kundenkonto erkennen können, ob der Käufer privat oder geschäftlich bestellt. Prüfen Sie anschließend die konkrete Rechnung und mögliche Ausnahmen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen allerdings E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 € brutto sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Weitere Ausnahmen betreffen unter anderem bestimmte steuerfreie Umsätze und Fahrausweise. Eine allgemeine Aussage wie „ab 2028 jede Rechnung elektronisch“ wäre deshalb zu ungenau.
Zeitplan: Was gilt 2026, 2027 und 2028?
| Zeitpunkt | Regel | Bedeutung für den Shop |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfang verpflichtend | Auch kleine Unternehmen müssen strukturierte Rechnungen empfangen können. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Allgemeine Übergangsregel für die Ausstellung | Papier ist möglich; ein einfaches PDF erfordert die Zustimmung des Rechnungsempfängers. |
| Ab 1. Januar 2027 | Ausstellung bei mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr | Betroffene inländische B2B-Rechnungen müssen strukturiert sein. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Verlängerte Übergangsregel bei höchstens 800.000 € | Papier oder PDF mit Zustimmung des Rechnungsempfängers bleiben möglich. |
| Ab 1. Januar 2028 | Allgemeine Ausstellungspflicht im Anwendungsbereich | Gesetzliche Ausnahmen gelten weiterhin. |
Für die Entscheidung über den Start im Jahr 2027 ist der gesamte Umsatz des Vorjahres maßgeblich. Betrachten Sie daher nicht nur die B2B-Verkäufe oder nur einen einzelnen Verkaufskanal. Lassen Sie die Berechnung des Gesamtumsatzes für Ihr Unternehmen steuerlich prüfen, bevor Sie den Starttermin festlegen.
Am 19. Oktober 2026 läuft die allgemeine Übergangsphase noch. Das ist ein sinnvoller Zeitpunkt für Tests mit Ihrem tatsächlichen Rechnungslayout und Ihren Kundendaten. Die bereits bestehende Empfangspflicht wird durch die Übergangsfristen für die Rechnungsausstellung jedoch nicht aufgeschoben.
ZUGFeRD, XRechnung und der passende Versandweg
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die eine Software verarbeiten kann. Ein gewöhnliches PDF enthält diese Daten nicht allein deshalb, weil es per E-Mail verschickt wird. Entscheidend ist das strukturierte elektronische Format des Dokuments. Die europäische Norm EN 16931 bildet die Grundlage für die einschlägigen Formate.
ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Anerkannt sind geeignete Profile ab Version 2.0.1; die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten hingegen nicht als konforme E-Rechnung. Prüfen Sie daher nicht nur den Namen ZUGFeRD, sondern auch Version und Profil der eingesetzten Lösung.
XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Sie ist auch für B2B-Umsätze geeignet. Weitere zulässige strukturierte Verfahren sind möglich, wenn die jeweiligen Anforderungen erfüllt sind. Für den Alltag genügt häufig die Entscheidung, welches unterstützte Format zu Ihren Geschäftskunden und deren Verarbeitung passt.
Deutschland schreibt für B2B keine zentrale staatliche Plattform und kein bestimmtes Netzwerk vor. E-Mail, ein Downloadportal oder geeignete Schnittstellen können genutzt werden. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse genügt grundsätzlich für den Empfang. Organisieren Sie trotzdem, wer die Anhänge prüft und wie sie zur Buchhaltung gelangen.
Welche Folgen haben fehlende oder falsche Rechnungen?
Es gibt kein eigenes Pauschalbußgeld speziell für die E-Rechnung; maßgeblich sind jedoch die allgemeinen Regeln zur Umsatzsteuer. Wird trotz bestehender Pflicht nur Papier oder ein einfaches PDF ausgestellt, liegt grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung für diesen Fall vor. Das kann den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers gefährden.
Eine spätere Berichtigung durch eine passende E-Rechnung kann unter bestimmten Voraussetzungen helfen. Verlassen Sie sich im Tagesgeschäft dennoch nicht darauf, Fehler erst nach einer Rückfrage des Kunden zu beheben. Ein Kunde benötigt einen verarbeitbaren und steuerlich geeigneten Beleg, nicht lediglich eine optisch vollständige Bestellübersicht.
Die nicht erfolgte oder verspätete Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung innerhalb von sechs Monaten kann nach den allgemeinen Regeln mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € verbunden sein. Lassen Sie konkrete Altfälle und mögliche Korrekturen steuerlich beurteilen.
Zur Organisation gehört außerdem die Aufbewahrung. Der strukturierte XML-Datensatz muss im elektronischen Original acht Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder nur die sichtbare PDF-Ansicht ersetzt diese Daten nicht. Legen Sie deshalb fest, welche Dateien gespeichert werden und wie die Buchhaltung darauf zugreift.
Was ändert sich für PrestaShop mit B2C und B2B?
Für Ihre Privatkunden ist keine strukturierte Rechnung vorgeschrieben. Sie können den gewohnten Ablauf beibehalten. Bei Geschäftskunden müssen Sie dagegen prüfen, ob eine inländische B2B-Rechnung unter die Pflicht fällt, ob Ihr Starttermin erreicht ist und ob eine Ausnahme greift.
Das native PrestaShop-PDF reicht bei bestehender Pflicht allein nicht aus. Die Rechnung braucht strukturierte Daten, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung. Ein schöneres PDF-Layout oder eine zusätzliche Steuernummer löst diese Formatfrage nicht. Gleichzeitig bleiben vollständige und richtige Inhalte erforderlich.
Für Rechnungen bis einschließlich 250 € brutto gilt die Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen. Diese Grenze bezieht sich auf die einzelne Rechnung; sie ist nicht mit der Umsatzgrenze von 800.000 € für die Übergangsfrist zu verwechseln. Prüfen Sie beide Fragen getrennt. Bei Kleinunternehmern gilt zusätzlich die eigenständige Ausnahme von der Ausstellungspflicht.
Für Deutschland besteht 2026 und 2027 keine E-Reporting-Pflicht. Planungen für ein späteres Meldesystem sollten deshalb nicht als bereits festgelegte Zusatzfunktion Ihres Shops behandelt werden. Konzentrieren Sie die Umstellung zunächst auf den geltenden Empfang, die betroffenen Ausgangsrechnungen und deren Aufbewahrung.
Schritt für Schritt zum funktionierenden Rechnungsablauf
- Anwendungsbereich bestimmen. Trennen Sie private Käufer, inländische Unternehmen und Auslandskunden. Prüfen Sie Umsatzgrenze und Ausnahmen mit Ihrer Buchhaltung.
- Empfang organisieren. Legen Sie eine erreichbare E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang und einen internen Ablauf für strukturierte Eingangsrechnungen fest.
- Kundendaten prüfen. Kontrollieren Sie Firmenanschriften, steuerliche Angaben, Rechnungsadresse und die gewünschte Zustellung.
- Ausgangsrechnungen testen. Prüfen Sie Format, Beträge, Rabatte, Versandkosten und Rechnungskorrekturen anhand Ihrer üblichen Bestellungen.
- Versand und Speicherung kontrollieren. Klären Sie die Bearbeitung blockierter Dokumente und die Aufbewahrung der strukturierten Originaldateien.
Das Deutschland-Modul von Stef Development erstellt ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokumente für unterstützte B2B-Rechnungen und Rechnungskorrekturen. Es prüft die Pflichtangaben vor dem Versand und verschickt die Belege über die E-Mail-Funktion des Shops. Bei erkannten Fehlern wird der Versand blockiert und die erforderliche Korrektur angezeigt.
Die Version 1.0 ist für Verkäufe an Geschäftskunden in Deutschland ausgelegt. Auslandskunden werden nicht berücksichtigt; Eingangsrechnungen empfangen Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware. Eine Rechnungskorrektur zu einer Bestellung mit mehreren Rechnungen muss manuell erstellt werden. Prüfen Sie diese Grenzen auf der Produktseite, bevor Sie das Modul auf PrestaShop Addons kaufen.